• partner

  • partner

  • partner

Blog

  • “Dankzij Workday zijn we ontsnapt uit de Excel-hel”

    29.06.15 | Door: Yellow Communications

    Ruim 450 CFO's en financieel directeuren kwamen in het Grand Hotel Huis ter Duin in Noordwijk bijeen voor de jaarlijkse editie van CFO Day om presentaties, themadiscussies en rondetafelgesprekken bij te wonen rondom het thema ‘Put your business in the fast lane’.

    De snelheid van verandering neemt elke dag exponentieel toe. Exponentiële organisaties hebben de toekomst. Nieuwe toetreders uit onverwachte hoek die bestaande business- en verdienmodellen uitdagen zorgen voor disrupties in de markt. Deze wereldwijde dynamiek wordt aangeduid met de afkorting VUCA (Volatiliteit, Onzekerheid, Complexiteit, Ambiguïteit). De VUCA-wereld wordt niet alleen academisch beschreven in managementboeken. Bedrijven als Unilever en Netflix acteren dagelijks op basis van VUCA. Mike Lemberg, VP Finance bij het beursgenoteerde ServiceSource, mocht in Noordwijk op verzoek van het ook in Nederland explosief groeiende Workday een rondetafelconferentie voorzitten over VUCA. Wij maakten van de gelegenheid gebruik om hem aan de tand te voelen over de Workday-implementatie bij ServiceSource. Over Workday is hij zonder meer enthousiast: “We hebben een consistent overzicht en kunnen gegevens multidimensionaal bekijken. Met traditionele ERP-pakketten kon dat niet”, zo stelt Lemberg nuchter vast. 

    Onder het motto ‘Growth where you need it most’ levert ServiceSource business-to-business managed services en cloud software die bedrijven helpen bij het klantbehoud. Doel is de churn rates aanzienlijk te verlagen en te zoeken naar mogelijkheden voor up-selling en cross-selling. De diensten die ServiceSource levert vallen onder de kapstok van Revenue Lifecycle Services. Gemiddeld elke 47 seconden wordt ergens ter wereld een klantcontract vernieuwd. ServiceSource realiseerde in 2014 met 3.200 medewerkers 272 miljoen dollar aan omzet en beheert in totaal 14,5 miljard dollar aan vaste terugkerende inkomstenstromen, zoals softwarelicenties. Technologiebedrijven zoals Adobe, BT, IBM, VMware, EMC en uitgever Wolters Kluwer behoren tot de klantenkring.

    Fast closing
    “Sinds onze beursgang in 2011 moesten we voldoen aan de rapportagerichtlijnen van de SEC en de Amerikaanse Sarbanes-Oxley wetgeving. Hoewel ik toen nog niet bij ServiceSource werkte, weet ik dat de fast closing functionaliteit in Workday’s software in 2012 een belangrijke overweging was om uiteindelijk voor Workday Finance te kiezen”, zo licht Lemberg toe. Fast closing stroomlijnt het financiële afsluitproces, waardoor betrouwbare informatie tijdig beschikbaar komt. Fast closing ondersteunt het besluitvormingsproces optimaal en verbetert bovendien de slagkracht van de organisatie. De winst voor de organisatie in de vorm van snelle en betrouwbare informatie is aanzienlijk.

    Verschillende versies van de waarheid
    “Vroeger ging 80 procent van de tijd van onze financiële medewerkers op aan het verzamelen, bewerken en afstemmen van boekhoudkundige gegevens. En dan nog bleven we zitten met verschillende versies van de waarheid. Dankzij Workday Financial Management hebben we het tij kunnen keren en hebben we voortaan één versie van de waarheid.” ServiceSource is ook een van de eerste ondernemingen die Workday Financial Management en Workday Human Capital Management heeft geïntegreerd. Daarnaast profiteert ServiceSource van de applicatie Anaplan for Workday, de in-memory cloudoplossing voor Finance, HR, Sales, en Operations. Deze applicatie is speciaal ontwikkeld voor “what-if” scenario analyses, budgettering, planning en modellering.

    Implementatie in recordtijd
    ServiceSource implementeerde Workday in 2012 in een recordtijd van 4,5 maanden. Hoewel Workday inmiddels beschikt over een uitgebreid netwerk van implementatiepartners werd toen nog rechtstreeks geschakeld met consultants van Workday. “Vanwege de stormachtige groei waren we op zoek naar een geïntegreerde, unified oplossing om niet alleen de disciplines payroll, Finance en HR te beheren, maar ook om klanten beter te ondersteunen. Ook het updaten gaat vergeleken met traditionele ERP-spelers razendsnel bij Workday. In 4 uur en 3 minuten is de klus geklaard.

    Sarbanes-Oxley
    “Voordat we Workday ontdekten, hielden we meerdere financiële- en HR-systemen in de lucht. Hierdoor hadden we geen eenduidig managementinformatiesysteem. Simpele vragen zoals hoeveel werknemers hebben we wereldwijd in dienst en in welke functiegroepen en vestigingen zijn ze actief, konden we allemaal niet beantwoorden. De meer dan tien ERP-systemen die we hadden aangeschaft voor allemaal verschillende doeleinden lieten het afweten.” Ondertussen werd volgens Lemberg eindeloos gediscussieerd over de juistheid van de data die als input zou moeten dienen voor de financiële prognoses. De Excel-sheets vlogen heen en weer. “We zaten opgesloten in een ware Excel-hel. Voor een kersvers beursgenoteerd bedrijf was die situatie onacceptabel.” Het doel was dan ook om binnen een jaar volledig te voldoen aan de eisen van Sarbanes-Oxley.

    Metrics
    De software van Workday is volgens Lemberg gebruiksvriendelijk en intuïtief. Binnen dertig dagen was 99 procent van alle ServiceSource-medewerkers wereldwijd ingelogd. Met Workday kwamen het inzicht, het overzicht en de transparantie weer terug in de onderneming. “Vroeger waren we 80 procent van onze tijd bezig met het verzamelen van de financiële en personeelsgegevens en het onderling afstemmen oftewel de ‘reconciliation’. Nu is de situatie omgekeerd en spenderen we 80 procent van de beschikbare tijd aan analyses die ons waardevolle inzichten opleveren.” Het grootste winstpunt volgens Lemberg is dat financiële medewerkers niet meer alleen de cijfertjes opleveren. Dankzij de talrijke visuele en intuïtieve metrics in de Workday-applicaties begrijpen financiële medewerkers nu ook in één oogopslag de context, waardoor ze de business beter en sneller kunnen adviseren over de juiste koers. Personeelsleden kunnen hun zaken voortaan zelf regelen dankzij de self-service functionaliteit in Workday Expenses.

    Conclusie
    Door Workday Financieel Management te integreren met Workday Human Capital Management is de financiële functie bij ServiceSource in sneltreinvaart opgewaardeerd. Het accent verschoof van tactische naar strategische besluitvorming. Discussies gaan niet meer over de vraag of transacties juist zijn ingevoerd. En de Excel-hel, die behoort wat Lemberg betreft definitief tot het verleden.

Meest gelezen op IT Executive

Meest bekeken partnercontent